Secretaria Administrativa

(A Coruña, España)

Secretaria AdministrativaPerfil · Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad:o Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con terceros, clientes y otros empleados.o Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario.o Ser capaz de crear y mantener relaciones profesionales duraderas.o Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario.· Organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente:o Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.o Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.o Asegurar que los seguimientos se lleven a cabo de manera profesional y eficaz.o Ser capaz de archivar documentos y de mantener el área de trabajo limpia y ordenada en todo momento.· Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos:o Leer e interpretar información efectivamente.o Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.o Anticiparse a las necesidades y expectativas de los clientes.· Detallista y meticuloso:o He de asegurar que se cumplan con las especificaciones de los proyectos.o Ser capaz de mantenerse enfocado al realizar labores repetitivas y monótonas.· Capacidades administrativas:o Procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos.o Teclear de 40 a 60 palabras por minuto.o Saber utilizar y manejar equipos de oficina (fotocopiadoras e impresoras).o Gestiòn de agendas y viajes para el personal de la compañíao Funciones administrativas elaboración y presentacion de modelos Hacienda, pago de impuestos, seguridad social.· Honesto, discreto y con altos niveles de integridad:o Ser capaz de manejar información confidencial y sensible.· Motivado, decidido, responsable y capaz de adaptarse a diferentes situaciones.· Inventivo e ingenioso, con conocimientos generales de procedimientos, procesos y equipos de oficina.· Tener buena presencia.Funciones principales· Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.· Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes:o Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.o Coordinar los servicios de mensajería y Courier.o Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.o Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).· Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos:o Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.o Redactar, revisar y distribuir correspondencia.o Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.· Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:o Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.o Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.· Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines:o Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.o Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.o Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.o Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento corporativo.o Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u organización.· Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.RequerimientosEl nivel educativo mínimo para obtener el empleo de Secretariado o Auxiliar Administrativo es haber terminado estudios de administración y contabilidad a nivel de Formación Profesional.,7-10 años de experiencia en el área y un dominio del paquete Office (Word, Excel y PowerPoint); además, dominio de Gallego e Inglés nivel B2.Tipo de puesto: Jornada completa, Temporal, IndefinidoSalario: 19.000,00€ a 20.000,00€ /añoExperiencia:Administrativo: 3 años (Requisito mínimo)Educación:FP Grado Superior (Requisito deseable)Ubicación:A Coruña, A Coruña provincia (Requisito deseable)Fecha de incorporación:En 30 días (Requisito deseable)

Fecha de publicación: 26/03/2020